Top 10 belangrijkste wijzigingen in het nieuwe portaal

26 juni 2019 - Het nieuwe portaal OnzeVereende staat live! Hiermee kunt u vanaf nu uw verzekeringsportefeuille beheren. Door het optimaliseren van de inrichting en de processen zijn er grote en kleine wijzigingen. In dit artikel lichten we de 10 belangrijkste wijzigingen toe. Het complete overzicht met wijzigingen kunt u onderaan dit artikel bekijken.

1. Zelfwerkzaam

In het nieuwe portaal kunt u veel meer zelf doen. U bent minder afhankelijk van ons en onze openingstijden. U kunt offertes aanvragen, inzien en omzetten naar een polis. U kunt polissen muteren, inzien en opschorten of royeren. Dit zorgt voor een snellere afhandeling.

Voor een optimale werking van het portaal raden we een moderne browser zoals Chrome (en niet bijvoorbeeld Internet Explorer) aan.

2. Nieuwe inrichting

In het nieuwe portaal hebben we gekozen voor een efficiëntere inrichting die objectgericht is. Bijna het gehele productportfolio is opgenomen in het portaal. Bij 9 producten kunt u de eerste tijd offertes indienen via een digitaal aanvraagformulier. Bij de overige producten kunt dit direct via het portaal doen.

3. Waarborgsom

Verzekeringnemers betalen bij aanvang van een deel van onze verzekeringen een waarborgsom. Wanneer de premie niet op tijd betaald wordt en wij de polis wegens wanbetaling moeten royeren, gebruiken wij deze waarborgsom om de niet-betaalde premie mee te verrekenen. Beëindigt de verzekeringnemer de polis om een reguliere reden bij de Vereende, dan krijgt hij of zij de waarborgsom natuurlijk van ons terug. Hier vergoeden wij geen rente over. Op dit moment is de waarborgsom nog een variabel bedrag afhankelijk van het type verzekering. Voor een overzichtelijker beeld passen wij de waarborgsom aan naar een vast bedrag van € 268 voor een merendeel van de motorrijtuigproducten. Dit geldt uitsluitend voor nieuwe offertes.

4. Verplichte data

Voor een betere automatische verwerking stellen we voortaan een aantal zaken verplicht:

Bij het invoeren van een offerte voor een gekentekend motorrijtuig is het voortaan verplicht om het juiste kenteken en de juiste meldcode op te geven. Zonder deze combinatie is het niet meer mogelijk om een offerte aan te vragen. Aan de hand van het kenteken en de meldcode kiest het systeem automatisch het juiste product. In uitzonderingsgevallen zult u een objectsoort zelf moeten kiezen.

Bij het aanvragen van een offerte voor een ongekentekend motorrijtuig is het verplicht om het juiste chassisnummer op te geven.

Bij het invoeren van nieuwe verzekeringnemers zijn voortaan de volgende zaken verplicht:

het IBAN-nummer
het e-mailadres van verzekeringsnemer
alle juiste voorletters van de particuliere relatie
de juiste geboortedatum van de particuliere relatie
het KvK-nummer bij een zakelijke relatie (hiermee worden vervolgens de NAW-gegevens uit het KvK-register automatisch voor u gevuld)

5. Communicatie

Om de communicatie zo efficiënt mogelijk te maken, communiceren we alleen nog digitaal met u. We sturen u dan ook geen kopie polissen meer. U kunt deze documenten in het portaal bekijken, doorsturen of printen.

Wanneer u ons per mail ([email protected]) op de hoogte brengt of een vraag stelt, is het noodzakelijk dat u in de onderwerpregel het betreffende offerte-/polis-/schade- of rekeningcourantnummer vermeldt. Dit is om de poststukken geautomatiseerd te kunnen koppelen aan de desbetreffende dossiers, zodat de verwerking ervan sneller gaat.

Let op: veel mutaties kunt u zelf in het portaal doen. Mails daarover zullen wij niet in behandeling nemen.

6. Provisieschuif

Wij introduceren de provisieschuif bij het invoeren van offertes. Wij hebben gemerkt dat er bij assurantieadviseurs behoefte is om afwijkende provisie in te regelen; op basis van afspraken met uw klant, soepele processen bij u op kantoor of uw maatschappelijke rol.

Standaard staat deze schuif op het met u afgesproken percentage. Op basis van uw eigen inschatting kunt u uw provisie naar een lager percentage schuiven. De verlaging van de provisie komt volledig ten goede aan uw klant. Lees meer over de provisieschuif (https://vereende.nl/actueel/wat-schuift-het/ )

7. Eigen risico bezorgbrommers

De keuze voor het eigen risico bij bezorgbrommers wordt beperkt voor nieuwe polissen.

De optie met eigen risico € 750 vervalt.
Het eigen risico € 950 wordt € 1.000; premie blijft gelijk.
Het eigen risico € 1.150 wordt € 1.250; premie blijft gelijk.
Het eigen risico € 1.350 wordt € 1.500; premie blijft gelijk.

8. Eerste relatie nog niet akkoord

Indien een aanvraag uitvalt, wordt de verzekeringnemer nog niet opgenomen in ons relatiesysteem. Dit betekent dat u bij het gelijktijdig indienen van een 2e of 3e aanvraag voor dezelfde relatie, de persoonsgegevens opnieuw moet invoeren. U kunt de relatie op dat moment nog niet terugvinden tussen ‘uw’ relaties in het portaal.

9. Schadevrije jaren

Via zuivere schadevrije jaren wordt een generieke opbouw en terugval bijgehouden. Hierdoor is er geen onduidelijkheid meer bij de overstap naar een andere verzekeraar. Deze zuivere schadevrije jaren halen we automatisch op uit Roy-data en hoeven dus niet meer opgegeven te worden in het offertestadium. Veel verzekeraars waaronder de Vereende hanteren nog een eigen Bonus Malus systeem om de opbouw en terugval te berekenen voor de premiebepaling.

In het nieuwe portaal nemen we negatieve schadevrije jaren over. Wanneer een verzekeringnemer bij ons binnenkomt met bijvoorbeeld -3 schadevrije jaren, nemen we dat negatieve aantal over. Als de polis na 1 jaar wordt geroyeerd, geven we in dit voorbeeld -2 schadevrije jaren aan Roy-data af en niet – zoals voorheen – +1 schadevrij jaar.

Qua premie (opbouw en terugval) verandert er verder niks. Een nieuwe verzekeringspremie start dus niet met een negatieve malus toeslag.

10. Tijdelijke ongemakken

Foutmelding bij mutaties
In de eerste periode na livegang kunt u voor polissen die net geprolongeerd zijn in sommige gevallen zelf nog geen mutatie via het portaal verwerken. U krijgt dan een melding in het portaal dat u contact met ons kunt opnemen. Mail ons in dat geval de gewenste mutatie onder vermelding van de betreffende polis naar het emailadres dat u van ons gebruikt ([email protected], [email protected] of [email protected]). Wij kunnen dan voor u deze mutatie afhandelen.

Twee rekening-courant-afschriften
In de maand juni ontvangt u 2 keer een Rekening Courant. De eerste is afkomstig uit het oude syteem. De tweede komt uit het nieuwe systeem. Hierin staan de remises van tussen 25-6 t/m 30-6 en eventuele mutaties.

Twee nota’s
In sommige gevallen kan het zijn dat u twee nota’s van ons ontvangt voor dezelfde mutatie. Dit heeft te maken met de overgang naar ons nieuwe systeem en dit kunnen we helaas niet voorkomen. U dient beide nota's te betalen, zodat het totaalbedrag van de mutatie voldaan is.

Overzicht wijzigingen
Beleid
Zelfwerkzaam	In het nieuwe portaal kunt u veel meer zelf doen. U bent minder afhankelijk van de Vereende en onze openingstijden. U kunt offertes aanvragen, inzien en omzetten naar een polis. U kunt polissen muteren, inzien en opschorten of royeren. Dit zorgt voor een snellere afhandeling. Voor een optimale werking van het portaal raden we een moderne browser aan, zoals Chrome Microsoft Edge of Safari.
Verplichte data motorrijtuig	Bij het invoeren van een offerte voor een gekentekend motorrijtuig is het voortaan verplicht om het juiste kenteken en de juiste meldcode op te geven. Zonder deze combinatie is het niet meer mogelijk om een offerte aan te vragen. Aan de hand van het kenteken en de meldcode kiest het systeem automatisch het juiste product. In uitzonderingsgevallen zult u een objectsoort zelf moeten kiezen. Bij het aanvragen van een offerte voor een ongekentekend motorrijtuig is het verplicht om het juiste chassisnummer op te geven.
Verplichte data verzekeringnemer	Bij het invoeren van nieuwe verzekeringnemers zijn voortaan de volgende zaken verplicht: • het IBAN-rekeningnummer • het e-mailadres verzekeringsnemer i.g.v. Digitaal communiceren (ook verplicht bij muteren polis) • alle juiste voorletters van de particuliere relatie (ook verplicht bij muteren polis) • de juiste geboortedatum van de particuliere relatie (ook verplicht bij muteren polis) • het KvK-nummer bij een zakelijke relatie, hiermee worden vervolgens de NAW-gegevens en rechtsvorm uit het KvK-register automatisch voor u gevuld (ook verplicht bij muteren polis)
Zuivere schadevrije jaren	In het nieuwe portaal nemen we negatieve schadevrije jaren over. Wanneer een verzekeringsnemer bij ons binnenkomt met -3 schadevrije jaren, hanteerden we voorheen 0 schadevrije jaren in ons systeem. Nu nemen we het negatieve aantal over. Als de polis na 1 jaar wordt geroyeerd zullen we in dit voorbeeld -2 schadevrije jaren aan Roy-data afgeven en niet – zoals voorheen – +1 schadevrij jaar. Zuivere schadevrije jaren hoeven niet meer opgegeven te worden in het offertestadium, deze halen wij automatisch op uit Roydata bij het opvoeren van de polis.
Digitaal communiceren	Om de communicatie zo efficiënt mogelijk te maken, communiceren we alleen nog digitaal met u. We sturen u dan ook geen kopie polissen meer. U kunt deze documenten in het portaal bekijken, doorsturen of printen. Wanneer u ons per mail op de hoogte brengt of een vraag stelt, is het noodzakelijk dat u in de onderwerpregel het betreffende offerte-/polis-/schade- of rekening courantnummer vermeldt. Dit is om de poststukken geautomatiseerd te kunnen koppelen aan de desbetreffende dossiers, zodat de verwerking ervan sneller gaat. Let op: veel mutaties kunt u zelf in het portaal doen. Mails daarover zullen wij niet in behandeling nemen.
Groene kaart	Groene kaarten worden in principe digitaal afgegeven voor nieuwe posten. Via het portaal kunt u de groene kaart aanvragen.
Royement polis	Zodra het laatste kenteken welke op de polis staat wordt beëindigd, zal de gehele polis worden beëindigd. Het opschorten van een multi-object polis is niet toegestaan. Zodra een polis de status ‘beëindigd’ heeft, kan deze niet meer worden aangepast. Een geroyeerde polis, zal dus niet meer in kracht hersteld kunnen worden.
Produkten
Overview produkten	In het nieuwe portaal hebben we gekozen voor een efficiëntere inrichting die objectgericht is. Bijna het gehele productportfolio is opgenomen in het portaal. Bij 9 producten kunt u offertes indienen via een digitaal formulier. Bij de overige producten kunt dit direct via het portaal doen.
Gekentekend Ongekentekend	Wanneer het te verzekeren object niet herkenbaar is binnen een administratief product dan dient gekozen te worden voor: • Overig Gekentekend • Overig Ongekentekend Vervolgens dient het juiste te verzekeren object geselecteerd te worden. Indien het te verzekeren object niet voorkomt, dan dient gekozen te worden voor het verzekerd object "Overig" en dient in de omschrijving opgegeven te worden wat het soort verzekerd object is.
Multi object gekentekend Multi object ongekentekend MR Korte termijn	Indien een te verzekeren object niet herkenbaar is binnen een commercieel product (Multi object gekentekend / Multi object ongekentekend / MR Korte termijn), dan dient gekozen te worden voor het verzekerd object "Overig" en dient in de omschrijving opgegeven te worden wat het soort verzekerd object is.
Gebruik	Privé' wordt 'Uitsluitend privé (incl woon-werkverkeer)' 'Privé en zakelijk' wordt 'Zakelijk overig' + toelichting gebruik
Multi-object	Per multi-object polis kan 1 soort verzekerd object verzekerd worden Wij verlenen op multi-object verzekeringen geen BM korting
Enkelvoudige polissen	Indien 1 solex verzekerd dient te worden, dan moet deze worden aangevraagd als "snorfiets"
Waarborgsom	Op dit moment is de waarborgsom nog een variabel bedrag afhankelijk van het type verzekering. Voor een overzichtelijker beeld passen wij de waarborgsom aan naar een vast bedrag van € 268 voor een merendeel van de motorrijtuigproducten. Dit geldt uitsluitend voor nieuwe offertes.
Minder keuze Eigen Risico bezorgbrommers	De keuze voor het eigen risico bij bezorgbrommers wordt beperkt voor nieuwe polissen. • De optie met eigen risico € 750 vervalt. • Het eigen risico € 950 wordt € 1.000; premie blijft gelijk. • Het eigen risico € 1.150 wordt € 1.250; premie blijft gelijk. • Het eigen risico € 1.350 wordt € 1.500; premie blijft gelijk.
Portaal
Multi-object	Bij het aanvragen van een multi-object polis dient in het offertestadium opgegeven worden voor welk soort verzekerd object een verzekering aangevraagd wordt en hoeveel objecten er verzekerd worden bij opvoer van de polis. Op basis van deze gegevens brengen wij een offerte uit en sturen direct een format mee waarin de te verzekeren objecten vermeld moeten worden. Als de offerte betaald is, dan kunt u de offerte omzetten naar een polis en ons het overzicht van de te verzekeren objecten toesturen. Verder onderhoud van de te verzekeren objecten kunt u vervolgens via het portaal doen.
Provisieschuif	Wij hebben gemerkt dat er bij assurantieadviseurs behoefte is om afwijkende provisie in te regelen; op basis van afspraken met uw klant, soepele processen bij u op kantoor of uw maatschappelijke rol. Standaard staat deze schuif op het met u afgesproken percentage. Op basis van uw eigen inschatting kunt u uw provisie naar een lager percentage schuiven. De verlaging van de provisie komt volledig ten goede aan uw klant. Lees meer over de provisieschuif (https://vereende.nl/actueel/wat-schuift-het/ )
Produkten	Bij het aanvragen van een verzekering voor een gekentekend motorrijtuig dient u het kenteken en de meldcode opgeven. Aan de hand daarvan zal het systeem automatisch het juiste product kiezen.
Processen	Via het portaal kunt u de volgende processen uitvoeren: • Offertes aanvragen / inzien • Polissen muteren / inzien • Opschorten van polissen • Royeren van polissen • Reactiveren polis
Toegang	Iedereen heeft een eigen account voor volledige accountability. De beheerder binnen de organisatie kan zelf gebruikers en beheerders toevoegen en verwijderen De beheerder heeft eigen beheer over wachtwoorden De beheerder kan verschillende rollen toekennen aan verschillende gebruikers
Groene kaart	Groene kaarten worden in principe digitaal afgegeven voor nieuwe posten. Hiervan kan worden afgeweken
Processen
Mutaties	In de eerste periode na livegang kunt u voor polissen die net geprolongeerd zijn in sommige gevallen zelf nog geen mutatie via het portaal verwerken. U krijgt dan een melding in het portaal dat u contact met ons kunt opnemen. Mail ons in dat geval de gewenste mutatie onder vermelding van het betreffende polisnummer naar het emailadres dat u van ons gebruikt ([email protected], [email protected] of [email protected]). Wij kunnen dan voor u deze mutatie afhandelen.
Houd rekening met 1 maand opzegtermijn bij royement verzekeringnemer	U kunt kan straks zelf de polis muteren met de rede: opzegging door verzekeringsnemer. We blijven in stand houden dat wij 1 maand opzeg termijn hanteren. U moet het verzoek dus indienen 1 maand vanaf heden gerekend. U kunt een eerdere datum ‘kiezen’ in het portaal, maar deze zal dan uitvallen in de back-office indien hier geen rekening mee wordt gehouden.
Rekening courant	In de maand juni ontvangt u 2 keer een Rekening Courant. De eerste is afkomstig uit het oude syteem. De tweede komt uit het nieuwe systeem. Hierin staan de remises van tussen 25-6 t/m 30-6 en eventuele mutaties.
Eerste relatie nog niet akkoord	Indien een aanvraag uitvalt, wordt de verzekeringsnemer nog niet opgenomen in ons relatiesysteem. Dit betekent dat u bij het gelijktijdig indienen van een tweede, of derde aanvraag voor dezelfde relatie, de persoonsgegevens ook opnieuw moet invoeren. U kunt de relatie op dat moment nog niet terugvinden tussen ‘uw’ relaties in het portaal.
Twee nota's	In sommige gevallen kan het zijn dat u twee nota’s van ons ontvangt voor dezelfde mutatie. Dit heeft te maken met de overgang naar ons nieuwe systeem en kunnen we helaas niet voorkomen. U dient beide nota's te betalen, zodat het totaalbedrag van de mutatie voldaan is.